HUISHOUDELIJK REGLEMENT VAN DE V.S.A.G.
Artikel 1
De voorzitter die, overeenkomstig artikel 9, sub 3, van de statuten, in functie is gekozen, heeft de leiding van de bestuursvergaderingen en de algemene vergaderingen.
Artikel 2
lngevolge artikel 9, sub 3, van de statuten worden de taken van de overige bestuursleden onderling verdeeld, waarbij in ieder geval dienen te worden aangewezen een secretaris en een penningmeester.
Artikel 3
De secretaris is verantwoordelijk voor de administratie en het notuleren van de bestuursvergaderingen en de algemene vergaderingen.
Jaarlijks – uiterlijk 1 maart – dient hij een concept verslag over het afgelopen kalenderjaar in bij het bestuur.
Artikel 4
De penningmeester is verantwoordelijk voor de financiële administratie en het bewaken en beleggen van de geldmiddelen overeenkomstig richtlijnen van het bestuur.
Artikel 5
Jaarlijks – uiterlijk 1 maart – dient de penningmeester een concept financieel verslag in bij het bestuur. Dit verslag moet vergezeld zijn van een rapport, uitgebracht door de commissie genoemd in artikel 11, sub 5, van de statuten.
Tegelijkertijd dient hij een concept begroting in voor het lopende boekjaar. Het boekjaar is gelijk aan het kalenderjaar.
Artikel 6
Het dagelijks bestuur, bestaande uit voorzitter, secretaris en penningmeester, is verantwoordelijk voor het vervullen van de formaliteiten die wettelijk zijn voorgeschreven.
Artikel 7
Bestuursvergaderingen worden minimaal tien maal per jaar gehouden. Om besluiten te kunnen nemen moet de meerderheid der leden aanwezig zijn.
Het dagelijks bestuur vergadert zoveel maal als nodig wordt geacht.
Artikel 8
Correspondentie gericht aan officiële instanties alsmede schriftelijke overeenkomsten worden getekend door de voorzitter en de secretaris. Bij afwezigheid van de voorzitter door de secretaris en de penningmeester.
Alle overige taken worden door de secretaris als eerst aangewezene waargenomen (zie artikel 13 van de statuten).
Artikel 9
De hoogte van de bijdrage per jaar voor de in artikel 3, onder 1 en 3, van de statuten genoemde leden zal worden gepubliceerd in het V.S.A.G. Journaal.
Dit geldt ook voor de in artikel 3, onder 2, van de statuten genoemde leden.
Artikel 10
Personen die – hoewel geen ambtelijke binding hebbend met de gemeente ‘s Gravenhage – belangstelling hebben voor de doelstellingen van de vereniging, kunnen worden toegelaten als vriend. Zij betalen per jaar een donatie waarvan de hoogte in het V.S.A.G. Journaal zal worden gepubliceerd.
Vrienden kunnen deelnemen aan activiteiten van de afdelingen en de evenementencommissie, indien geïntroduceerd door een der leden van de desbetreffende afdeling of door een deelgenoot aan een excursie of meerdaagse reis.
In het reglement voor de afdelingen en in de richtlijnen voor de commissies worden hiertoe nadere bepalingen opgenomen.
Artikel 11
Ambtenaren in dienst van de gemeente ‘s-Gravenhage die lid willen worden ingevolge artikel 4, lid 2, van de statuten moeten 55 jaar of ouder zijn.
Artikel 12
Elk lid wordt geacht bekend te zijn met de statuten, het huishoudelijk reglement en de officiële mededelingen van het bestuur.
Artikel 13
Wijziging van dit reglement kan slechts plaats hebben na een besluit van de algemene vergadering, die daartoe wordt opgeroepen met de mededeling dat daarin wijziging van het huishoudelijk reglement wordt voorgesteld.
Het wijzigingsvoorstel moet ten minste een maand voor de datum van de algemene vergadering op daartoe geschikte plaatsen ter inzake liggen tot na afloop van de dag waarop de vergadering wordt gehouden. Hiervan wordt mededeling gedaan bij de oproeping.
Tot wijziging kan worden besloten met een meerderheid van het totaal aantal uitgebrachte stemmen.
Artikel 14
Bij twijfel over de uitleg van dit reglement, alsmede in gevallen waarin niet is voorzien, beslist het bestuur.
Aldus vastgesteld in de Algemene Vergadering van 28 maart 2017.